Архив ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 сентября 2000 г. N 165 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ В целях дальнейшего совершенствования управленческого труда в аппарате администрации области постановляю: 1.

1. Инструкция По Делопроизводству Рф

Инструкция По Делопроизводству Рф

Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в администрации Липецкой области (приложение). Приложение не приводится. Руководителям структурных подразделений администрации организовать изучение Инструкции с работниками подразделений, занятыми в сфере документационного обеспечения управления. Управлению делами организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Считать утратившими силу распоряжение главы администрации области от 04.11.94 г. N 910-р 'Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации Липецкой области' и постановление главы администрации области от 05.01.97 г. N 1 'О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения принимаемых документов'.

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район (далее - Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации муниципального образования Темрюкский район. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации.

• Липецкой обл. От n 165 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО. ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.
• Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Тверской области «Калининский район» (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами администрации муниципального образования Тверской области «Калининский район (далее – Администрация).. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от г.

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление делами (Негробов А.В.). Утверждено постановлением главы администрации области от 12 сентября 2000 г. N 165 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации Липецкой области. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения, организации работы с документами и их хранения во всех структурных подразделениях администрации.

Порядок работы с секретными, конфиденциальными документами регламентируется специальными инструкциями; с предложениями, заявлениями и жалобами граждан - областным законом. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Липецкой области с учетом требований ГОСТа Р 6.30-97 'Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации, которые ответственны за выполнение ее требований, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Организацию и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях администрации осуществляет управление делами. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику. Обязанности, права и ответственность специалистов отдела делопроизводства определяются их должностными инструкциями.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ и ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Управленческая деятельность администрации Липецкой области выражается посредством издания организационно-распорядительных документов: постановлений, распоряжений, положений, инструкций, правил и др. Далее - администрации. Юридическим основанием для издания организационно-распорядительной документации являются: Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Липецкой области, законы Липецкой области, осуществление исполнительской и распорядительной деятельности в целях выполнения администрацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией, потребность правового регулирования работы администрации. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организаций или подразделений администрации, излагается в постановлениях, распоряжениях главы администрации, положениях и инструкциях. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или распоряжений, списков приглашенных и др.). В пределах своей компетенции администрация и структурные подразделения организуют и ведут переписку с вышестоящими органами, органами местного самоуправления, подведомственными организациями и отдельными гражданами. Подготовка, оформление и отправление писем осуществляются: в соответствии с заданиями и запросами вышестоящих органов, по просьбе подведомственных организаций, при осуществлении оперативных связей, по просьбе граждан.

При необходимости срочной передачи информации используются: телеграф, телефон, факсимильные аппараты, телетайп, система электронной почты. Структурные подразделения администрации на основании положений о них и других нормативных актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: должностные инструкции, правила, планы работы и отчеты, графики и др. Распорядительные документы, поступающие в администрацию из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных организаций посредством: - издания информационного письма, если распорядительный документ не требует конкретизации; - издания самостоятельных распорядительных документов, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам, стоящим перед администрацией, и намечаются конкретные мероприятия. Документы, как правило, должны оформляться на бланках, иметь установленный состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 'Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'. Требования к бланкам документов изложены в разделе 5. Документы, создаваемые совместно двумя или более организациями, оформляются не на бланках. В этом случае наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-97. Перечень реквизитов и схемы их расположения даны в приложениях 1, 2, 3. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением 'О Государственном гербе Российской Федерации' воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на бланках и печатях администрации области.

Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Федерации. Реквизит 'Код организации' проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код организации - автора документа служит для ускорения передачи документной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа. Реквизит 'Код формы документа' проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 'Наименование организации' указывается в точном соответствии с Уставом Липецкой области: Администрация Липецкой области. Реквизит 'Справочные данные об организации' содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКОГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению администрации (номера факсов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Реквизит 'Наименование вида документа' регламентируется Уставом Липецкой области и должен соответствовать организационно-правовой форме администрации, ее задачам и направлениям деятельности, а также табелю унифицированных форм документов, применяемых в ней. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме писем. Оно включается в состав бланка конкретного вида документа либо впечатывается машинописным способом прописными буквами в общий бланк администрации ниже слов 'Администрация Липецкой области'. 'Дата документа' - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата его подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата проставляется при его подготовке.

Документы вступают в силу с момента их подписания или опубликования. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 2000 года следует оформить. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, финансовых документах рекомендуется использовать словесно-цифровой способ датирования (с ноября 1998 г.), а в остальных случаях - цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (1998.06.14 или 98.06.14). Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Реквизит 'Регистрационный номер документа' - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополненного индексом дела по номенклатуре дел, кодом автора и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив администрации и находится под ее контролем и ответственностью. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и проставляется через косую черту в порядке указания авторов на документе. Реквизит 'Ссылка на регистрационный номер и дату документа' используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Реквизит 'Место составления или издания документа' указывается в том случае, если он не указан в реквизитах 'Наименование организации' и 'Справочные данные об организации'.

Реквизит 'Место составления или издания документа' проставляется во всех документах, кроме письма, т.к. Эта информация заложена в реквизите 'Справочные данные об организации'.

Место издания документа проставляется при подготовке постановлений, распоряжений, договоров и т.д., которые затем будут тиражированы и направлены для исполнения и принятия решений. Реквизит 'Гриф ограничения доступа к документу' свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям его правового режима в соответствии с Законом 'Об информации, информатизации и защите информации' (1995) подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.

Федеральным законом 'О государственной тайне' (1993) установлено три степени секретности ('особой важности', 'совершенно секретно', 'секретно'). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г.

Гриф ограничения доступа к документу (совершенно секретно, секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа (без кавычек). Реквизит 'Адресат' рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документы адресуются организациям, структурным подразделениям администрации, органам местного самоуправления, непосредственно должностным лицам, гражданам. При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже, например: Липецкий областной Совет депутатов При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например: Главам администраций городов и районов Липецкой области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово 'Копия' перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами. В состав реквизита 'Адресат' при необходимости может входить почтовый адрес. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Центр, Москва, 103012, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. 12 Калинину И.П.

Адрес корреспондента пишется в правой части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу (в соответствии с 'Правилами оказания услуг почтовой связи', утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. 'Гриф утверждения документа' - реквизит документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Документ по состоянию на февраль 2014 г. В целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации Шуйского муниципального района, Администрация Шуйского муниципального района постановляет: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции) (прилагается). Руководителям всех структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района: - обеспечить организацию ведения единого документооборота в возглавляемых структурных подразделениях в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района; - усилить внимание к вопросам соблюдения сотрудниками структурных подразделений порядка подготовки проектов документов, их согласования, утверждения, регистрации и контроля. Руководителям структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, в срок до обеспечить разработку инструкции по делопроизводству в возглавляемых подразделениях и представить ее на согласование в управление делами и муниципальной службой администрации Шуйского муниципального района.